HR automatiseren: van onboarding tot aan het 50-jarig jubileum van een medewerker
Vanuit de wens om de HR-werkzaamheden van de verschillende bedrijfsonderdelen en vestigingen meer te gaan centraliseren naar één overzichtelijk systeem, is een nieuw Dynamics ATS & HR systeem ontstaan. Een op maat gemaakte Dynamics oplossing, waarin zowel het recruitmentproces, de onboarding van nieuwe medewerkers én het up-to-date houden van het bestaande medewerkersbestand samen komen. Wil je weten hoe we dit hebben gerealiseerd, zonder ook maar een verjaardag of jubileum te vergeten? Lees dan snel verder.
Case details
- HR app op basis van Power Apps
- Power Automate signalen en taken
- Interne communicatie en nieuwsbrieven
- Sjablonen voor arbeidscontracten
- Dashboards voor inzichten
- Nmbrs integratie
- Rechten en rollen
HR processen centraliseren en optimaliseren
Morssinkhof Groep is een familie van bedrijven bestaande uit: Morssinkhof Infra, Brinkman baksteencentrum, Tuinvisie en Decor Son. Samen geven ze een positieve impuls aan de kwaliteit van de woon- en leefomgeving in Nederland. Denk hierbij aan de inrichting van de openbare ruimte, het straatbeeld, het gevelaanzicht en de tuinen.
Het personeelsbestand van Morssinkhof Groep bestaat uit meer dan 300 medewerkers. Om deze HR processen meer te centraliseren en optimaliseren hebben wij de volgende onderdelen geïmplementeerd:
- Van sollicitant tot aan medewerker
- Contracten genereren o.b.v. sjablonen
- Sharepoint integratie
- Directe koppeling naar Nmbrs
- Taken bij in- en uitdiensttredingen
- Signalen bij verjaardagen en jubilea
- Diploma's en certificeringen bijhouden
- Bedrijfseigendommen vastleggen en aanvragen
Power Automate taken en signalen
Juist op HR-gebied wil je niks over het hoofd zien. Of dat nou een contract is wat bijna verloopt of een verjaardag. Daarom hebben we samen met Morssinkhof diverse taken en signalen ingesteld.
De HR-taken worden hierbij allemaal aangemaakt in een overzichtelijk planboard waar de gehele HR-afdeling toegang tot heeft. De signalen worden, afhankelijk van het type signaal, naar de relevante afdeling/medewerker gestuurd.
Bijvoorbeeld in het geval dat er een nieuwe medewerker in dienst komt, dan worden er automatisch taken uitgezet voor de HR-afdeling. Denk aan het opstellen van een arbeidsovereenkomst.
Afhankelijk van de functie kan er ook automatisch een signaal naar een andere afdeling worden gestuurd. Zoals bijvoorbeeld de ICT-afdeling indien er een nieuwe ICT-werkplek moet worden aangemaakt of naar de facilitaire afdeling als er werkkleding moet worden verstrekt.
Naast het voorbeeld van deze indiensttreding, hebben wij zo samen met Morssinkhof vele verschillende scenario’s uitgewerkt die automatisch taken en signalen genereren.
Daarnaast zorgen we door gebruiksvriendelijke dashboards en weergaven dat er te allen tijde inzicht is in de relevante medewerker informatie.
Kortom, meer grip op het HR-landschap voor Morssinkhof groep!
Morssinkhof HR
Onderstaand enkele uitgelichte digitale functionaliteiten die voor de Morssinkhof Groep zijn geïmplementeerd door Msquad.
- Volledig ingerichte sollicitatieprocedures
- Employer branding & interne communicatie
- Formulieren
- Digital signing met Docusign
- Rechten & rollengebaseerde toegang
Interne nieuwsbrieven versturen vanuit Dynamics 365:
Om in contact te blijven met de medewerkers en ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van het laatste nieuws en interne mededelingen, hebben wij een e-mail module toegevoegd aan Dynamics 365. Hiervandaan kunnen mails worden opgesteld en verzonden aan het hele personeelsbestand of een selectie ervan. Om een selectie te maken, kan er een segment worden aangemaakt, zodat je deze elke keer weer kunt hergebruiken om gericht te communiceren met collega’s.
Oplevering en optimalisatie
Om ervoor te zorgen dat het HR team van Morssinkhof snel gewend waren aan de uitgebreide functionaliteiten, hebben we verschillende trainingen verzorgd.
Daarnaast ontstaan er regelmatig nieuwe ideeën om de app verder uit te breiden met nieuwe functionaliteiten. We hebben daarom regelmatig contact met Morssinkhof om Dynamics 365 continu door te blijven ontwikkelen.
Credits case
- Saima Ziengs (HR-manager)
- Tom Visser (informatiemanager)
- Maurice Roode (ICT)
