Een verbeterslag voor zowel team recruitment als arbeidsmarkt communicatie
Een recruitmentsysteem dat klaar is voor de toekomst, flexibel en ons in staat stelt om marketing en recruitment met elkaar te verbinden. Het geeft ons inzicht, structuur en data… Kortom, zaken waar we concreet wat mee kunnen. Aldus de Jong & Laan. Hoe we dit hebben gedaan? Je leest het in deze case.
Case details
- ATS
- Candidate experience (MarCom)
- API-integraties
- Artificial intelligence
Effectiever werken als recruiter
We hoeven niemand te vertellen dat de arbeidsmarkt krap is. Het is een probleem waar (nagenoeg) alle werkgevers mee te maken hebben, zo ook wij. Des te belangrijker is het om als recruiter effectief te werken en inzicht te krijgen in wat wél en wat niet werkt.
Het vorige ATS van de Jong & Laan was wel in staat om informatie op te slaan, maar het vervolgens op een slimme manier gebruiken of visualiseren was problematisch. Er was dus weinig tot geen inzicht. Daarnaast was het basic recruitmentproces niet toereikend genoeg en liepen de recruiters steeds vaker tegen beperkingen aan in de dagelijkse gang van zaken. Dat moest veranderen en belangrijke wensen en eisen waaraan het nieuwe ATS moest voldoen zijn op papier gezet.
- Interactieve dashboards met follow-up
- Automatisch uitnodigen en/of afwijzen
- CV-parsing
- Vacatures plaatsen
- Candidate search
- Outlook & Teams integratie
- Campus recruitment & events
- KPI's & recruitment analytics
Recruitment en arbeidsmarkt- communicatie met elkaar integreren
Een ander belangrijk onderdeel was, dat de Jong & Laan een betere integratie wil tussen recruitment en arbeidsmarktcommunicatie. Ze zochten een systeem waardoor zij optimaal konden samenwerken en elkaar konden versterken. Kortom, veel ambities en kansen voor het oprapen!
Tijdens ons eerste bezoek aan de Jong & Laan was voor ons direct duidelijk dat zij toe waren aan de volgende stap in recruitment. Een ambitieus team van recruiters en een communicatieadviseur was klaar om ‘next level’ te gaan. Een mooie uitdaging voor ons, omdat deze organisatie recruitment al op een erg hoog niveau uitvoert.
Het was de start van een intensieve samenwerking en een implementatie van het Msquad ATS waarbij we veel aandacht hadden voor de details die voor zowel de interne werkwijze als voor de kandidaat ervaring veel verschil maakt.
Samen hebben we de prioriteiten in kaart gebracht en zijn we aan de slag gegaan. In de loop van de tijd werden de wensen en eisen (logischerwijs) uitgebreid, omdat zowel de recruiters als de communicatieadviseur zagen hoeveel (nieuwe) mogelijkheden en kansen er waren met dit systeem.
We gaven advies over wat prioriteit had voor livegang en wat we op de backlog gingen zetten. Je kunt (en moet) niet alles in één keer willen doen. Een nieuw systeem heeft tijd nodig om te landen in een organisatie. Iedereen die ermee werkt moet er even aan wennen.
De valkuil is, dat je te veel in één keer wilt doen. We kiezen er juist voor om te beginnen met het aanleren/uitleggen van de basisvaardigheden, om daarna steeds meer de diepgang te zoeken in alle andere functionaliteiten die het systeem biedt.
– Msquad
Msquad ATS
Onderstaand enkele uitgelichte digitale functionaliteiten die voor de Jong & Laan zijn geïmplementeerd en onderdeel zijn van Msquad ATS.
- Sollicitatieprocedures coördineren
- Automatisch kandidaten uitnodigen met Outlook & Teams
- AVG-proof kandidaatregistratie
- Candidate journeys inrichten met triggers & follow-up
- Scoremodellen
- E-mailmarketing & social media
- Campus recruitment & evenementen organiseren
- Formulieren
- Talentpools & segmenten
- LinkedIn connectie
- Referrals
Vacatures plaatsen vanuit het ATS
Vaak wordt gezegd dat het plaatsen van vacatures vanuit een ATS niet wenselijk is. Toch was dit een grote wens vanuit de Jong & Laan. Door nauw samen te werken met de webdesigners hebben we de mogelijkheid gebouwd om vacatures toe te voegen vanuit het ATS.
Het geeft de recruiters meer gemak, minder handelingen en er is rekening gehouden met alle UX en UI designs. Vacaturespecifieke blogcomponenten, video’s en andere zaken zijn vanuit het ATS direct live te zetten binnen de website. Kortom, gebruiksgemak met een strak design!
Er kwam veel op ons af na de livegang
Hoe goed de voorbereiding op een nieuw systeem ook is, het was even wennen. We gingen van een systeem met (naar ons idee) te weinig mogelijkheden, naar een systeem met nog meer mogelijkheden dan we in de eerste instantie zochten. Er kwam dus veel op ons af. Voordat we live gingen, hebben we een aantal keren trainingen gevolgd vanuit Msquad om het systeem te leren kennen.
Na livegang hebben we nauw contact gehouden, en wekelijks fysiek afgesproken om vragen door te nemen. Dit vonden wij erg prettig en helpt bij de verdere adoptie van het systeem.
- Interactieve dashboards met follow-up
- Automatisch uitnodigen en/of afwijzen
- CV-parsing
- Vacatures plaatsen
- Candidate search
- Outlook & Teams integratie
- Campus recruitment & events
- KPI's & recruitment analytics
Het complete pakket
Msquad was net bezig met het op de markt brengen van hun ATS oplossing gebouwd op het Microsoft Dynamics platform. Het bood veel kansen en mogelijkheden waar we erg enthousiast van werden. Denk aan integraties met Outlook (mail en afspraken), Teams en nog veel meer. Daarnaast ervaarden we direct de klantgerichte houding doordat ze bij iedere volgende meeting weer nieuwe features konden laten zien waar we het de meeting ervoor over hadden gehad.
Dit was echt een partij die voor ons klaar stond en waar we bij terecht konden met vragen. Ook brengen ze veel optimalisaties aan op basis van hun eigen expertise. Welke data is bijvoorbeeld relevant om inzichtelijk te hebben? Welke informatie wil je vastleggen in het systeem om deze uiteindelijk te gebruiken in de benadering en/of arbeidsmarktcommunicatie. Kortom, dat waar we behoefte aan hebben! Daarnaast blijven we doorbouwen met nieuwe innovaties om het systeem nóg slimmer te maken.
- ChatGPT integratie
- NMBRS integratie
Credits case
De Jong & Laan
- Mattijs Buitinga (HR-manager)
- Tilda de Vries (senior corporate recruiter)
- Marloes Ameling (senior corporate recruiter)
- Tom Bulter (campus recruiter)
- Lonne Dijhuis (adviseur arbeidsmarktcommunicatie)
- Marjolijn van der Kolk (product owner)
Partners
- Trimm
- Adwise
![Logo JL [wit]](https://test.msquad.nl/wp-content/uploads/elementor/thumbs/Logo-JL-wit-qnqxjwyohs7u4qy2opcsngwhvnd0getk6wfni343nk.png "Logo JL [wit]"){kind=logo}
