Het koppelen van Exact met Bessy zorgt voor een grote efficiëntieslag
Firecom, nummer één communicatiepartner als het gaat om alarmering, gebruikt de programma’s Exact en Bessy om service te verlenen aan klanten. Ze plannen hiermee servicebeurten in bij de juiste collega, communiceren met de klant en sturen facturen uit. Wij hebben geholpen dit proces verder te automatiseren. Dit betekent minder handwerk, minder kans op fouten én het werkt sneller.
Case details
- Power Automate
- Power Apps
- Exact API integratie
- Bessy API integratie
De oude situatie
Door Exact en Bessy met elkaar te koppelen, zorgen we voor een meer geautomatiseerd proces. Van de aanvraag van een servicebeurt tot het versturen van de factuur. Hieronder een schets van de huidige en nieuwe situatie. Hierin is goed te zien welke handelingen door een medewerker werden uitgevoerd.
- Nieuwe service order aangemaakt in Exact met artikel "(algemeen) Onderhoud"
- Handmatig in Bessy nieuwe taak aangemaakt met onderhoudstype (de persoon bekijkt zelf welk product de klant heeft)
- Planbord stelt drie tijdframes voor aan de klant en deze selecteert er één
- Hieruit volgt een geplande werknemer die op een tijdstip service komt verlenen
- Deze worden handmatig teruggezet in Exact
- Items worden handmatig op geleverd gezet
De optimalisatieslag die is gemaakt
Nadat we de complete situatieschets hebben gemaakt samen met Firecom, hebben we gekeken welke oplossing het beste paste bij deze case. Dit was Power apps en Power Automate.
Door deze oplossing in te zetten waren we in staat om een koppeling te maken tussen de twee systemen die Firecom gebruikte, namelijk Exact en Bessy.
De nieuwe situatie werkt als volgt:
- Order wordt gemaakt in Exact met Specifiek Taaktype als artikel
- Automatisch worden de Onderhoudsorders naar Bessy gezet en aangemaakt met het onderliggende taaktype
- Het planbord stelt drie tijdframes voor aan de klant en deze selecteert er één
- Hieruit volgt automatisch een geplande werknemer en een tijd
- Deze tijd en werknemer worden automatisch naar Exact gezet wanneer deze gevuld zijn
- Wanneer de datum van het onderhoud is geweest worden de artikelen in Exact automatisch "Geleverd"
Stapsgewijs verder het proces optimaliseren
Ons werk voor Firecom zit er nog niet op! Want nu deze koppeling staat en goed werkt, zijn we bezig met het verder optimaliseren van het proces. Denk hierbij aan e-mailflows en ook het signaleren van naderende servicebeurten. Klanten krijgen dan een mail met een persoonlijke QR-code waarmee zij een afspraak kunnen maken. Door Powerapps wordt deze vervolgens gelinkt aan de juiste klant en wordt het hele proces weer in gang gezet.
Hiermee levert Firecom een proactieve service, zonder dat dit hen extra tijd/energie kost.
Ben je na het lezen van deze case benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? Daag ons uit!
