HR automatiseren: van onboarding tot het 50-jarig jubileum van een medewerker.
Vanuit de wens om de HR-werkzaamheden van de verschillende vestigingen verder te centraliseren in één overzichtelijk systeem, is het Msquad ATS voor Morssinkhof ontstaan. Een op maat gemaakte oplossing waarin zowel de onboarding van nieuwe medewerkers als het actueel houden van het bestaande medewerkersbestand samenkomen. Wil je weten hoe we dit hebben gerealiseerd zonder ook maar één verjaardag of jubileum te vergeten? Lees dan snel verder.
Vanuit de wens om de HR werkzaamheden van de verschillende vestigingen meer te gaan centraliseren naar één overzichtelijk systeem, is de Morssinkhof HR app ontstaan.
Een op maat gemaakte Dynamics oplossing, waarin zowel de onboarding van nieuwe medewerkers als het up-to-date houden van het bestaande medewerkersbestand samen komen.
Een centrale HR app waarin signalen, taken, communicatie en sjablonen samenkomen en HR processen overzichtelijker en slimmer verlopen.
Morssinkhof Groep is een familie van bedrijven, bestaande uit Morssinkhof Infra, Brinkman Baksteencentrum, Tuinvisie en Decor Son. Samen geven zij een positieve impuls aan de kwaliteit van de woon- en leefomgeving in Nederland. Denk hierbij aan de inrichting van de openbare ruimte, het straatbeeld, het gevelaanzicht en de tuinen.
Het personeelsbestand van Morssinkhof Groep bestaat uit meer dan 300 medewerkers. Juist in zo’n organisatie is het belangrijk dat HR-processen centraal, overzichtelijk en betrouwbaar georganiseerd zijn. Vanuit die behoefte ontstond de wens om de HR-werkzaamheden van de verschillende vestigingen samen te brengen in één oplossing.
Voor Morssinkhof realiseerden we een op maat gemaakte oplossing binnen het Msquad ATS, waarin zowel de onboarding van nieuwe medewerkers als het actueel houden van het bestaande medewerkersbestand samenkomen. De kracht van deze oplossing zit in het samenbrengen van processen, signalen, communicatie en HR-administratie in één overzichtelijke werkomgeving.
Daarmee is een oplossing ontstaan die niet alleen ondersteunt in de dagelijkse praktijk, maar ook helpt om HR slimmer te organiseren. Belangrijke momenten worden beter bewaakt, afdelingen werken beter samen en het HR-team houdt meer overzicht over alles wat speelt.
Juist op HR-gebied wil je niets over het hoofd zien. Of dat nu een contract is dat bijna verloopt of een verjaardag. Daarom hebben we samen met Morssinkhof diverse taken en signalen ingesteld. De HR-taken worden hierbij allemaal aangemaakt in een overzichtelijk planboard waar de gehele HR-afdeling toegang toe heeft. De signalen worden, afhankelijk van het type signaal, naar de relevante afdeling of medewerker gestuurd.
Wanneer er bijvoorbeeld een nieuwe medewerker in dienst komt, worden automatisch taken uitgezet voor de HR-afdeling, zoals het opstellen van een arbeidsovereenkomst. Afhankelijk van de functie kan er ook automatisch een signaal naar een andere afdeling worden gestuurd, zoals naar de ICT-afdeling wanneer er een nieuwe ICT-werkplek moet worden aangemaakt, of naar de facilitaire afdeling wanneer er werkkleding moet worden verstrekt.
Naast het voorbeeld van indiensttreding hebben wij samen met Morssinkhof nog veel meer scenario’s uitgewerkt die automatisch taken en signalen genereren.
Belangrijke onderdelen
Om in contact te blijven met medewerkers en ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van het laatste nieuws en interne mededelingen, hebben wij een e-mailmodule toegevoegd aan het Msquad ATS. Vanuit deze module kan een e-mail worden opgesteld en verzonden naar het gehele personeelsbestand of naar een selectie daarvan.
Om een selectie te maken, kan een segment worden aangemaakt, zodat dit telkens opnieuw kan worden gebruikt. Daarmee ondersteunt de oplossing niet alleen HR-administratie en signalering, maar ook de interne communicatie binnen de organisatie.
Om ervoor te zorgen dat het HR-team van Morssinkhof snel vertrouwd raakte met de uitgebreide functionaliteiten, hebben we verschillende trainingen verzorgd.
Daarnaast ontstaan er regelmatig nieuwe ideeën om het systeem verder uit te breiden met aanvullende functionaliteiten. Daarom hebben we regelmatig contact met Morssinkhof om de oplossing continu door te ontwikkelen. Zo blijft het Msquad ATS niet alleen aansluiten op de huidige werkwijze, maar ook op nieuwe wensen en ontwikkelingen binnen de organisatie.
Met het Msquad ATS voor Morssinkhof zijn HR-processen centraler, overzichtelijker en slimmer ingericht. Taken en signalen worden automatisch gegenereerd, belangrijke momenten worden minder snel gemist en ook interne communicatie verloopt eenvoudiger vanuit één omgeving.
Door onboarding, signalen, planboardfunctionaliteit en communicatie samen te brengen in één oplossing, is een ATS-omgeving ontstaan die niet alleen ondersteunt in de dagelijkse praktijk, maar ook meegroeit met de organisatie. Zo krijgt Morssinkhof meer grip op HR en ontstaat ruimte om processen verder te optimaliseren.
Resultaatpunten
